仕様書印刷画面
仕様書印刷画面では、作成された仕様書データの、仕様書ごとのプレビュー、あるいは複数の仕様書を選択しての一括印刷を行います。
各仕様書や目次に印刷されるページ番号の割り振り方は、印刷やプレビューの実行時に指定することができます。
一括印刷やプレビューのボタンをクリックすると、一括印刷か単独仕様書のプレビューか、あるいはすでにページ番号データが『編成』されているかどうかなどの状況に応じて、その割り振り方を指定するためのメッセージボックスあるいはダイアログボックスが表示されます。そこでの選択によって各仕様書や目次に印刷されるページ番号が変わってきますので、以下の設定例を参考に最適な割り振り方を選択してください。
設定例
現在、ページ番号データと、選択（チェック）されている仕様書が次のような状態になっているとします。以下にそれぞれの選択による印刷・プレビュー結果を図示します。
【目次のプレビュー時】
☆ページ番号データがないときには必ずページ番号の編成が必要となります。これを行わないとプレビューできません。
☆ページ番号データがすでに存在するときは次の２通りの割り振り方を選択できます。
（１）選択されている仕様書を通してページ番号データを再編成した上でプレビュー
（２）既存のページ番号データを使ってプレビュー
最後にページ番号を編成したときと異なる仕様書を選択している場合で、それらに関してだけの目次をプレビューしたい場合には、全体の通し番号が前回と変りますので、あらためて再編成を行ってからプレビューを行うようにしてください。
一方、最後にページ番号を編成したときと同じ仕様書を選択している場合には、通常はそれぞれのページ番号は前回と同じはずですのでページ番号の再編成を行う必要はありません。また、現在印刷選択画面で選択されている仕様書に関係なく、以前に印刷した目次とまったく同じものプレビューしたい場合にも再編成は不要です。
【単独の仕様書のプレビュー時】
☆ページ番号データがないときは次の２通りの割り振り方を選択できます。
（１）選択されている仕様書を通してページ番号でプレビュー
（２）先頭のページ番号を"1"としてプレビュー
☆ページ番号データがすでに存在するときは次の２通りの割り振り方を選択できます。
（１）選択されている仕様書を通してページ番号でプレビュー
（２）既存のページ番号データを使ってプレビュー
【一括印刷時】
☆ページ番号データがないときには、「目次」が選択されているかどうかに関わらず、必ずページ番号の編成が必要となります。これを行わないと一括印刷できません。
☆ページ番号データがすでに存在するときは次の３通りの割り振り方を選択できます。
（１）選択範囲でページ番号を再編成
選択されている仕様書の範囲でページ番号を 1 から振り直します。最後にページ番号が編成されたときと異なる仕様書を選択している場合や、ページ数が変っている可能性がある場合にはこのオプションを選択してください。
（２）先頭のみ保持してページ番号を再編成
選択されている仕様書のうち、先頭の仕様書のみ最後にページ番号が編成されたときのページ番号で印刷し、それ以降の仕様書についてはそこからページ番号を振り直します。先頭の仕様書が最後のページ番号編成時に選択されていなかった場合には、ページ番号は 1 から振り直されます。
（３）既存のページ番号データを使用
選択されている仕様書を最後のページ番号編成時のページ番号で再印刷します。ここで、最後のページ番号編成時に選択されていなかった仕様書を選択している場合には、その仕様書のページ番号は 1 から振り直されます。
最後にページ番号を編成したときと異なる仕様書を選択している場合で、それらに関してだけの目次をプレビューしたい場合には、全体の通し番号が前回と変りますので、あらためて再編成を行ってからプレビューを行うようにしてください。
したがって、これらの仕様書をプレビューする場合で、１ページ当りの列数が５０を越える場合には最初のプレビューでは先頭の５０列分だけの内容しか表示されません。次の５０列についてプレビューしたい場合にはそのプレビューウィンドウをいったん閉じてください。その後続けて次の５０列分のプレビューが表示されます。
※一括印刷の場合には操作上の留意事項はありません。
※HTMLファイル出力においては５０列ごとにページを分けず、すべて１つのHTMLファイルに出力されます。
- 複数の仕様書の印刷を途中でキャンセルした場合、それ以降のすべての仕様書の印刷をキャンセルするか次の仕様書の印刷を続行するか選択することができます。
続行した場合には目次の内容やページ番号データは正しく印刷されません。ただし、印刷すべきデータが１件もない仕様書があった場合でも、キャンセルと同様のメッセージが表示されますが、その場合には続行しても目次やページ番号に影響はありません。
ページ番号の編成について
各仕様書のヘッダーや目次に印刷（あるいはPDFファイル出力）されるページ番号は、印刷やプレビューの実行によって割り振られ、それと同時に"ページ番号データ"としてテーブルに保存されます。このページ番号を割り振るための処理が『ページ番号の編成』で、必要に応じて「再編成」を行ったり、再編成せずにテーブルに保存されているページ番号を参照して各仕様書や目次を再印刷することができます。- まず、新規にデータベースを解析した直後にはそれぞれの仕様書が何ページになるか未定のため、ページ番号データも未作成の状態です。この状態で印刷やプレビューを行おうとした場合には、チェックボックスで選択されているそれぞれの仕様書のページ数を調べ、全体を通してのページ番号を設定する『ページ番号の編成』処理が必要となります。またこの際に設定された各仕様書の開始ページ番号は「目次」に印刷されるデータとしてテーブルに保存されます。
- 一度編成されたページ番号データは仕様書データとともに保存することができます。それを読み込んで、再度編成を行うことなく、前回印刷したときと同じページ番号でそれぞれの仕様書や目次を印刷・プレビューすることができます。
- 一方、前回とは異なる仕様書の組み合わせで仕様書作成（解析処理）を行ったり、一括印刷したりした場合には、それぞれの仕様書のページ数は同じでも全体の通し番号は変わっているはずです。現在選択されている仕様書について、各々のページ数を調べ、それら全体を通したページ番号データを『再編成』する必要があります。これは、保存した仕様書データを直接編集したりして、全体のページ数が変わっている可能性がある場合にも同様です。
- 保存されている仕様書データを読み込むと、それまであったページ番号データはクリアされます。また、同じデータベースに対して、作成する仕様書を変えて解析処理を実行してもページ番号データはクリアされます。
各仕様書や目次に印刷されるページ番号の割り振り方は、印刷やプレビューの実行時に指定することができます。
一括印刷やプレビューのボタンをクリックすると、一括印刷か単独仕様書のプレビューか、あるいはすでにページ番号データが『編成』されているかどうかなどの状況に応じて、その割り振り方を指定するためのメッセージボックスあるいはダイアログボックスが表示されます。そこでの選択によって各仕様書や目次に印刷されるページ番号が変わってきますので、以下の設定例を参考に最適な割り振り方を選択してください。
設定例
現在、ページ番号データと、選択（チェック）されている仕様書が次のような状態になっているとします。以下にそれぞれの選択による印刷・プレビュー結果を図示します。
| 現在のページ番号データ（＝最後に再編成されたときのデータ） | ||||
| ◎◎◎◎仕様書 | ●●●●仕様書 | ▲▲▲▲仕様書 | 目次 | |
| (5ページ) P.1 〜 P.5 |
(2ページ) P.6 〜 P.7 |
(3ページ) P.8 〜 P.10 |
◎◎◎◎仕様書 P.1 ●●●●仕様書 P.6 ▲▲▲▲仕様書 P.8 |
|
現在印刷選択画面で選択（チェック）されている仕様書 |
||||
| ●●●●仕様書 | ▲▲▲▲仕様書 | ■■■■仕様書 | 目次 | |
| (2ページ) |
(5ページ) 再解析によって ページ数が 増えているもの とします |
(1ページ) | これがどうなるかを、 条件ごとに示したの が下の各図です |
|
【目次のプレビュー時】
☆ページ番号データがないときには必ずページ番号の編成が必要となります。これを行わないとプレビューできません。
☆ページ番号データがすでに存在するときは次の２通りの割り振り方を選択できます。
（１）選択されている仕様書を通してページ番号データを再編成した上でプレビュー
| ◎◎◎◎仕様書 | ●●●●仕様書 | ▲▲▲▲仕様書 | ■■■■仕様書 | 目次 |
| (2ページ) P.1 〜 P.2 |
(5ページ) P.3 〜 P.7 |
(1ページ) P.8 〜 P.8 |
●●●●仕様書 P.1 ▲▲▲▲仕様書 P.3 ■■■■仕様書 P.8 |
（２）既存のページ番号データを使ってプレビュー
| ◎◎◎◎仕様書 | ●●●●仕様書 | ▲▲▲▲仕様書 | ■■■■仕様書 | 目次 |
| (5ページ) P.1 〜 P.5 |
(2ページ) P.6 〜 P.7 |
(3ページ) P.8 〜 P.10 |
◎◎◎◎仕様書 P.1 ●●●●仕様書 P.6 ▲▲▲▲仕様書 P.8 |
最後にページ番号を編成したときと異なる仕様書を選択している場合で、それらに関してだけの目次をプレビューしたい場合には、全体の通し番号が前回と変りますので、あらためて再編成を行ってからプレビューを行うようにしてください。
一方、最後にページ番号を編成したときと同じ仕様書を選択している場合には、通常はそれぞれのページ番号は前回と同じはずですのでページ番号の再編成を行う必要はありません。また、現在印刷選択画面で選択されている仕様書に関係なく、以前に印刷した目次とまったく同じものプレビューしたい場合にも再編成は不要です。
【単独の仕様書のプレビュー時】
☆ページ番号データがないときは次の２通りの割り振り方を選択できます。
（１）選択されている仕様書を通してページ番号でプレビュー
| 例で■■■■仕様書をプレビューした場合 | ■■■■仕様書 |
| (1ページ) P.8 〜 P.8 |
（２）先頭のページ番号を"1"としてプレビュー
| 例で■■■■仕様書をプレビューした場合 | ■■■■仕様書 |
| (1ページ) P.1 〜 P.1 |
☆ページ番号データがすでに存在するときは次の２通りの割り振り方を選択できます。
（１）選択されている仕様書を通してページ番号でプレビュー
| 例で■■■■仕様書をプレビューした場合 | ■■■■仕様書 |
| (1ページ) P.8 〜 P.8 |
（２）既存のページ番号データを使ってプレビュー
| 例で▲▲▲▲仕様書をプレビューした場合 | ▲▲▲▲仕様書 |
| (3ページ) P.8 〜 P.10 |
|
| ■■■■仕様書のように、 現在のページ番号データにない 仕様書をプレビューすると、 先頭ページ番号は1となります。 |
■■■■仕様書 |
| (1ページ) P.1 〜 P.1 |
【一括印刷時】
☆ページ番号データがないときには、「目次」が選択されているかどうかに関わらず、必ずページ番号の編成が必要となります。これを行わないと一括印刷できません。
☆ページ番号データがすでに存在するときは次の３通りの割り振り方を選択できます。
（１）選択範囲でページ番号を再編成
選択されている仕様書の範囲でページ番号を 1 から振り直します。最後にページ番号が編成されたときと異なる仕様書を選択している場合や、ページ数が変っている可能性がある場合にはこのオプションを選択してください。
| ●●●●仕様書 | ▲▲▲▲仕様書 | ■■■■仕様書 | 目次 |
| (2ページ) P.1 〜 P.2 |
(5ページ) P.3 〜 P.7 |
(1ページ) P.8 〜 P.8 |
●●●●仕様書 P.1 ▲▲▲▲仕様書 P.3 ■■■■仕様書 P.8 |
（２）先頭のみ保持してページ番号を再編成
選択されている仕様書のうち、先頭の仕様書のみ最後にページ番号が編成されたときのページ番号で印刷し、それ以降の仕様書についてはそこからページ番号を振り直します。先頭の仕様書が最後のページ番号編成時に選択されていなかった場合には、ページ番号は 1 から振り直されます。
| ●●●●仕様書 | ▲▲▲▲仕様書 | ■■■■仕様書 | 目次 |
| (2ページ) P.6 〜 P.7 |
(5ページ) P.8 〜 P.12 |
(1ページ) P.13 〜 P.13 |
●●●●仕様書 P.6 ▲▲▲▲仕様書 P.8 ■■■■仕様書 P.13 |
（３）既存のページ番号データを使用
選択されている仕様書を最後のページ番号編成時のページ番号で再印刷します。ここで、最後のページ番号編成時に選択されていなかった仕様書を選択している場合には、その仕様書のページ番号は 1 から振り直されます。
| ●●●●仕様書 | ▲▲▲▲仕様書 | ■■■■仕様書 | 目次 |
| (2ページ) P.6 〜 P.7 |
(5ページ) P.8 〜 P.12 |
(1ページ) P.1 〜 P.1 |
●●●●仕様書 P.6 ▲▲▲▲仕様書 P.8 ■■■■仕様書 P.1 |
最後にページ番号を編成したときと異なる仕様書を選択している場合で、それらに関してだけの目次をプレビューしたい場合には、全体の通し番号が前回と変りますので、あらためて再編成を行ってからプレビューを行うようにしてください。
関連表のプレビュー操作について
テーブル/クエリ関連表やフォーム/テーブル・クエリ関連表などはクロス集計クエリをレコードソースとするレポートです。クロス集計クエリの場合、１レコード当りのフィールド数はそのデータ内容によって変わってしまうため、レポートのデザイン上、列数やそれぞれの列のコントロールソースを固定することができません。特に、１ページ当りのフィールド数（列数）が５０を越える場合には、これらの仕様書の場合「Ａ４横」の用紙に収まらなくなってしまうため、５０列ずつ同じレポートを開き直すという方法で対処しています。つまり、列数が５０を越える場合には、まず最初の５０列についていったんレポートを開いて印刷やプレビューを行い、それを閉じてから次の５０列分について同じレポートを使って印刷やプレビューを行います。したがって、これらの仕様書をプレビューする場合で、１ページ当りの列数が５０を越える場合には最初のプレビューでは先頭の５０列分だけの内容しか表示されません。次の５０列についてプレビューしたい場合にはそのプレビューウィンドウをいったん閉じてください。その後続けて次の５０列分のプレビューが表示されます。
※一括印刷の場合には操作上の留意事項はありません。
※HTMLファイル出力においては５０列ごとにページを分けず、すべて１つのHTMLファイルに出力されます。