名簿データのさまざまな検索
「名簿登録編集」画面では、単票形式で、ひとり分の名簿データが１画面という構成になっています。そのため、名簿データがどんどん蓄積されていくと、ひとりひとり順番に画面を切り替えていく方法では、その中から特定の人を探し出すのも大変です。そこで、この画面にはあらかじめ4つの検索機能が用意されています。


■操作手順

●[検索]ボタン

Access自体が持っている検索の機能を利用した検索方法です。

ここでは、「住所1」のデータの中に”川越”を含む人を順番に探す方法を例にその使い方を説明します。もちろん住所だけでなく、「氏名」でも「電話番号」でも、同様の手順で検索を行うことができます。
  1. まず、検索対象である「住所1」の欄をマウスでクリックするなどして、その欄内にカーソルがある状態にします。

  2. 続いて、[検索]ボタンをクリックします。

  3. 「検索と置換」ダイアログが表示されます。

  4. 「検索する文字列」欄に”川越”と入力します。

  5. ここでは「住所1」全体が”川越”のデータではなく、その一部分に”川越”という文字を含むデータを探しますので、「検索条件」欄を”フィールドの一部分”にします。

    ※もし「住所1」が”埼玉県川越市大袋XX-XXX”ずばりであるデータを探したい場合には”フィールド全体”を、また、「住所1」が”埼玉”で始まるデータを探したい場合には”フィールドの先頭”を選択します。

  6. [次を検索]ボタンをクリックします。

  7. これによって、現在画面表示されているレコード以降の、指定検索条件に一致する最初の名簿データの内容が画面表示されます（レコード移動します）。

  8. さらに次の該当データを検索するには、そのまま[次を検索]ボタンをクリックします。

  9. 検索作業を終わりにするには、[キャンセル]ボタンをクリックします


●[一覧検索]ボタン

「名簿番号」と「氏名」だけの一覧表から、名簿データを探して画面表示させる機能です。
  1. まず、[一覧検索]ボタンをクリックします。その際、カーソルはどこにあってもかまいません。

  2. 「一覧検索」画面が表示されます。

  3. 「一覧検索」画面の「名簿番号」および「氏名」の一覧の中から、画面表示させたい名簿データをクリックして選択します。
  4. 最後に[OK]ボタンをクリックします。

  5. これによって、画面の表示が指定した名簿データの内容に切り替わります（レコード移動します）。


●[番号一発検索]ボタン

探したい「名簿番号」がすでに分かっている場合、もっとも簡単にその名簿データを検索し画面表示させる機能です。
  1. まず、[番号一発検索]ボタンをクリックします。この際、カーソルはどこにあってもかまいません。

  2. 「番号一発検索」画面が表示されます。

  3. 検索したい「名簿番号」をキーボードから入力します。

  4. 最後に[OK]ボタンをクリックします。

  5. 指定した「名簿番号」の名簿データに画面が切り替わります（レコード移動します）。

  6. もし、指定した「名簿番号」のデータが見つからなかった場合には、メッセージが表示されます。[OK]ボタンをクリックして、[番号一発検索]ボタンのクリックからやり直してください。


●[フリガナ一発検索]ボタン

探したい「フリガナ」の一部がすでに分かっている場合、その一部のフリガナを含む名簿データを簡単に検索し、画面表示させる機能です。
  1. まず、[フリガナ一発検索]ボタンをクリックします。この際、カーソルはどこにあってもかまいません。

  2. 「フリガナ一発検索」画面が表示されます。

  3. 「フリガナ」データに含まれる、検索したい文字を、全角カタカナでキーボードより入力します。

  4. 最後に[OK]ボタンをクリックします。

  5. 指定した文字を「フリガナ」の一部に”含む”、最初の名簿データが画面表示されます（レコード移動します）。

  6. もし、指定した文字を「フリガナ」に含むデータが見つからなかった場合には、メッセージが表示されます。[OK]ボタンをクリックして、[フリガナ一発検索]ボタンのクリックからやり直してください。