名簿管理データベースのヘルプ

名簿抽出画面

「名簿登録編集」画面で登録されたすべての名簿データの中から、さまざまな複合条件によって特定のデータを抽出するための、抽出条件を指定する画面です。

この機能と、印刷やファイル出力の機能を組み合わせることで、「特定の分類区分の人に案内状や通知書を発行する」、「特定のエリアに住んでいる人にDMを送る」、「今月誕生日の人にDMを送る」、「ある年齢層の人にDMを送る」、「あるDM対象にチェックが付いている人に年賀状を送る」などの名簿データの活用ができます。

■操作手順

「メインメニュー」画面から、[名簿抽出]ボタンをクリックします。これによって「名簿抽出」画面が表示されます。
必要な抽出条件を、それぞれ入力あるいは選択します。

※抽出条件としない項目については何も入力する必要はありません。そのまま空欄にしておいてください。ただしひとつも条件が指定されない場合は抽出処理は実行されません。

※それまでに入力した抽出条件をすべて元の状態（何も条件指定されていない状態）に戻すには、[条件クリア]ボタンをクリックします。

※個々の抽出条件をクリアするには、その欄を選択してDeleteキーなどでその欄を空欄にしてください。
すべての抽出条件の指定が完了したら、画面右下の[抽出実行]ボタンをクリックします。
指定条件に一致するデータが、「名簿抽出結果」画面として表示されます。
別の条件で再度抽出を実行したい場合には、いったん「名簿抽出結果」画面を閉じる必要はありません。そのまま「名簿抽出」画面のタブに戻り、別の抽出条件を入力後、再度[抽出実行]ボタンをクリックしてください。

■入力データ

各抽出条件は、すべて「かつ」で結び付けられます。

たとえば「名簿番号」欄に”A-01～A-30”、「分類区分」欄に”個人”、「住所1」欄に”東京都”と指定した場合、『名簿番号が”A-01～A-30”でかつ分類区分が”個人”でかつ住所1に”東京都”を含む』名簿データが抽出されます。
「名簿番号」や「現在年齢」のように、「～」で抽出条件を指定する欄は、次の3種類の抽出方法を指定できます。
- ○○～●● の両方を指定した場合
  たとえば名簿番号が”A-01”から”A-30”の範囲である名簿データが抽出されます（A-01やA-30も含まれます）。
- ○○～のみ指定した場合
  たとえば名簿番号が”A-01”以上である名簿データが抽出されます（A-01も含まれます）。
- ～●● のみ指定した場合
  たとえば名簿番号が”A-30”以下である名簿データが抽出されます（A-30も含まれます）。
「氏名」や「住所1」のように、「を含む」で抽出条件を指定する欄は、そのデータ内容のいずれかの位置に指定された文字を含むデータが抽出されます。

たとえば、”京都”を指定した場合は、”東京都”、”京都府”、”京都市”などがすべて抽出されます。より厳密に抽出したい場合には、”京都府”などのようになるべく長い文字を抽出条件として指定するようにしてください。
「電話番号」のように、「で始まる」で抽出条件を指定する欄は、そのデータ内容の先頭が指定文字で始まるデータだけが抽出されます。
「生年月日」については、“1970/01/01”や“S45/1/1”など、さまざまな入力形式で条件指定することができます。
「年」・「月」・「日」については、それぞれ別個に条件指定することができます。

たとえば、年だけ指定したときはその年の1/1～12/31生まれの人がすべて抽出されます。また月と日だけを指定したときは”9/10生まれの人”というような形で抽出されます。
「メールアドレス」については、「名簿登録編集」画面の[編集]ボタンを使って「表示文字列」や「電子メールアドレス」が入力されている場合、その両方を対象として抽出処理が実行されます。
「DM対象1」～「DM対象3」については、次の3通りの条件指定方法があります。２つめと３つめは”チェックマークが付いていない”という点で類似していますが、抽出条件としてはまったく別のものです。指定の際は注意してください。
- チェックマークを付けた場合は、名簿データでチェックマークが付いているデータが抽出されます。
- そのあと、チェックマークを外すと、名簿データでチェックマークが付いていないデータが抽出されます。
- チェックボックスの右にあるボタンをクリックすると、「DM対象」を抽出条件としません。名簿番号欄などを空欄にしたのと同じような状態となり、初期はこの状態になっています。