名簿データのさまざまな検索
「名簿登録編集」画面では、単票形式で、ひとり分の名簿データが１画面という構成になっています。そのため、名簿データがどんどん蓄積されていくと、ひとりひとり順番に画面を切り替えていく方法では、その中から特定の人を探し出すのも大変です。そこで、この画面にはあらかじめ4つの検索機能が用意されています。


■操作手順

●[検索]ボタン

Access自体が持っている検索の機能を利用した検索方法です。

ここでは、「住所1」のデータの中に”川越”を含む人を順番に探す方法を例にその使い方を説明します。もちろん住所だけでなく、「氏名」でも「電話番号」でも、同様の手順で検索を行うことができます。
  1. まず、検索対象である「住所1」の欄をマウスでクリックするなどして、その欄内にカーソルがある状態にします。

  2. 続いて、[検索]ボタンをクリックします。

  3. 「検索と置換」ダイアログが表示されます。

  4. 「検索する文字列」欄に”川越”と入力します。

  5. ここでは「住所1」全体が”川越”のデータではなく、その一部分に”川越”という文字を含むデータを探しますので、「検索条件」欄を”フィールドの一部分”にします。

    ※もし「住所1」が”埼玉県川越市大袋XX-XXX”ずばりであるデータを探したい場合には”フィールド全体”を、また、「住所1」が”埼玉”で始まるデータを探したい場合には”フィールドの先頭”を選択します。

  6. [次を検索]ボタンをクリックします。

  7. これによって、現在画面表示されているレコード以降の、指定検索条件に一致する最初の名簿データの内容が画面表示されます（レコード移動します）。

  8. さらに次の該当データを検索するには、そのまま[次を検索]ボタンをクリックします。

  9. 検索作業を終わりにするには、[キャンセル]ボタンをクリックします


●[一覧検索]ボタン

「名簿番号」と「氏名」だけの一覧表から、名簿データを探して画面表示させる機能です。
  1. まず、[一覧検索]ボタンをクリックします。その際、カーソルはどこにあってもかまいません。

  2. 「一覧検索」画面が表示されます。

  3. 「一覧検索」画面の「名簿番号」および「氏名」の一覧の中から、画面表示させたい名簿データをクリックして選択します。

    ※このとき「氏名でジャンプ」欄に氏名を１文字めから順次入力していくことによって、その都度該当するデータにジャンプして、名簿一覧のその項目が反転状態（選択された状態）になります。

  4. 最後に[OK]ボタンをクリックします。

  5. これによって、画面の表示が指定した名簿データの内容に切り替わります（レコード移動します）。


●[番号一発検索]ボタン

探したい「名簿番号」がすでに分かっている場合、もっとも簡単にその名簿データを検索し画面表示させる機能です。
  1. まず、[番号一発検索]ボタンをクリックします。この際、カーソルはどこにあってもかまいません。

  2. 「番号一発検索」画面が表示されます。

  3. 検索したい「名簿番号」をキーボードから入力します。

  4. 最後に[OK]ボタンをクリックします。

  5. 指定した「名簿番号」の名簿データに画面が切り替わります（レコード移動します）。

  6. もし、指定した「名簿番号」のデータが見つからなかった場合には、メッセージが表示されます。[OK]ボタンをクリックすると名簿番号を入力する画面が再度表示されますので、やり直してください。


●[フリガナ一発検索]ボタン

探したい「フリガナ」の一部がすでに分かっている場合、その一部のフリガナを含む名簿データを簡単に検索し、画面表示させる機能です。
  1. まず、[フリガナ一発検索]ボタンをクリックします。この際、カーソルはどこにあってもかまいません。

  2. 「フリガナ一発検索」画面が表示されます。

  3. 「フリガナ」データに含まれる、検索したい文字を、全角カタカナでキーボードより入力します。

  4. 最後に[OK]ボタンをクリックします。

  5. 指定した文字を「フリガナ」の一部に”含む”、最初の名簿データが画面表示されます（レコード移動します）。

  6. もし、指定した文字を「フリガナ」に含むデータが見つからなかった場合には、メッセージが表示されます。[OK]ボタンをクリックするとフリガナを入力する画面が再度表示されますので、やり直してください。